Chỉ trong hôm qua tôi đã du hành qua hai đất nước, hoàn tất ba dự án cho khách hàng, thỏa thuận thành công với một đối tác mới, và về nhà cùng nấu bữa tối với “người quan trọng” của tôi.
Tôi làm việc khoảng 25 giờ mỗi tuần, ngủ đủ 8 tiếng mỗi ngày, thỉnh thoảng nghỉ phép đột xuất nhưng vẫn hoàn thành nhiều việc hơn hẳn trước đây, lúc còn cặm cụi ở văn phòng mỗi tuần hơn 60 tiếng.
Dĩ nhiên tôi không phải siêu nhân. Những gì tôi vừa kể cũng chẳng phải để khoác lác.
Bạn thấy đó, hơn một năm làm việc tự do đã dạy tôi những bài học quý giá về quản lý hiệu suất công việc và thời gian. Những bí quyết dưới đây có vẻ rất đơn giản. Nhưng một khi thực sự áp dụng, bạn sẽ nhận thấy mình ngày càng tốn ít thời gian để hoàn thành công việc.
1. Tận dụng hiệu ứng Zeigarnik
Bộ não bạn được tạo nên với một chức năng khá “phiền toái”, đó là không ngừng nhắc nhở bạn về những việc còn dang dở để thúc đẩy bạn hoàn thành. Chức năng này còn gọi là “hiệu ứng Zeigarnik”, và nhiệm vụ của nó là giúp bạn hoàn tất những gì bạn đã bắt đầu.
Vì vậy, bất kể bạn cảm thấy như thế nào về công việc phải làm, hãy bắt đầu thực hiện nó, ít nhất là một bước nhỏ.
Viết lách là việc của bạn? Hãy mở một tập tin trống và gõ bất cứ điều gì bạn thích. Cần lên kế hoạch đám cưới? Hãy thử xem qua vài thiết kế hoa cầm tay. Mai là hạn chót nộp kế hoạch tiếp thị? Hãy viết ngay dăm ba ý tưởng phim quảng cáo vừa nghĩ đến.
Trong 99% trường hợp, bạn sẽ hoàn tất công việc một khi đã khởi đầu.
2. Sử dụng công cụ quản lý dự án (cho cả những công việc ngoài kinh doanh)
Bộ não chúng ta không ưa việc phức tạp. Khi phải đối mặt với những nhiệm vụ như “lên chiến dịch tiếp thị trong tháng”, não lập tức nản lòng. Nó thích những việc quen thuộc và ít phải “động não” hơn.
Đó là lý do bạn cần chia công việc lớn thành nhiều bước nhỏ, đơn giản và dễ hoàn thành.
Nhưng hẳn bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ bước nào quan trọng? Đây là lúc cần đến các công cụ quản lý dự án.
Có rất nhiều ứng dụng quản lý dự án cá nhân dành cho bạn. Miễn phí có, tốn phí có. Riêng tôi cảm thấy mình làm việc tốt nhất với ứng dụng trực quan “Casual project management”.
Cái hay của ứng dụng này là bạn có thể cấu trúc mọi thông tin theo cách não suy nghĩ – theo kiểu mạng lưới hơn là đường thẳng. Thay vì vẽ sơ đồ công việc với các bước diễn ra tuần tự, bạn có thể tạo nên hình ảnh một dự án lớn với vô số hành động xảy ra đồng thời hoặc nối tiếp.
Nói cách khác, trong nháy mắt bạn có thể vẽ bản đồ toàn bộ công việc, được chia thành nhiều bước nhỏ dễ hoàn thành và hướng thực hiện để đạt mục tiêu.
Dưới đây là ví dụ:
Tại sao công cụ trực quan hóa công việc lại hữu ích với tôi (và có thể cả với bạn)?
– Bạn luôn biết phải làm gì tiếp theo nên không có cơ hội cho bộ não tìm cách trì hoãn.
– Bạn hình dung rõ toàn bộ mục tiêu trong nháy mắt.
– Bạn lập kế hoạch toàn bộ công việc dễ như vẽ nó ra trên giấy (cách tôi thường làm trước đây).
– Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn luôn biết phải hành động như thế nào trong từng thời điểm. Đồng nghĩa với ít thất bại và bớt trễ hạn.
– Bạn hình dung rõ toàn bộ mục tiêu trong nháy mắt.
– Bạn lập kế hoạch toàn bộ công việc dễ như vẽ nó ra trên giấy (cách tôi thường làm trước đây).
– Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn luôn biết phải hành động như thế nào trong từng thời điểm. Đồng nghĩa với ít thất bại và bớt trễ hạn.
Tôi cũng từng thử và thích một vài ứng dụng phi trực quan phổ biến khác như Basecamp, Podio, Trello và Microsoft Project.
3. Thay đổi thói quen
Ngày nay chúng ta dễ dàng tìm được hướng dẫn thực hiện mọi công việc. Nhưng bao nhiêu người trong chúng ta thực sự biến lời khuyên thành hành động? Phải, tôi cũng không ngoại lệ.
Chúng ta đều có những thói quen và phần lớn rất khó thay đổi. Nhưng có một giải pháp thông minh để thay đổi thói quen được gọi là “Vòng lặp thói quen” do Charles Duhigg giới thiệu trong cuốn The Power of Habit. Nói ngắn gọn, một thói quen được tạo nên bởi ba thành phần: tín hiệu (yếu tố “kích hoạt” thói quen), lề thói (hành động thực tế diễn ra), và phần thưởng (sự tưởng thưởng mà bạn nhận được – bên ngoài hoặc nội tại – nhờ thực hiện đều đặn các lề thói).
Tin xấu là bạn không thể thay đổi các “tín hiệu” kích hoạt thói quen. Nhưng tin tốt là bạn vẫn có thể từ bỏ thói quen có hại bằng cách phá vỡ các “lề thói” hàng ngày.
Lấy trường hợp của tôi làm ví dụ. Tôi biết mình không nên cứ cắm mặt vào mạng xã hội từ sáng sớm. Bản thân phần “tín hiệu” trong thói quen này – chia sẻ bài viết mới trên mạng xã hội – không phải xấu. Nhưng việc đó sẽ khiến tôi nhanh chóng bị cuốn vào chuyện lướt web một cách vô thức, và cả ngày còn lại xem như đi tong.
Giải pháp: tôi thu xếp cập nhật bài viết lên mạng xã hội từ đêm hôm trước. Cụ thể hơn, lên lịch chính xác thời điểm để làm việc này và thực hiện hàng ngày.
Bạn có thể áp dụng giải pháp tương tự cho bất kỳ “tín hiệu” nào dẫn đến một thói quen tiêu cực.
Và mỗi lần bạn nỗ lực đạt được một “lề thói” mới, đừng quên tự thưởng cho chính mình. Hãy dự trù một “nghi thức” đặc biệt để ưu ái bản thân, một buổi lướt web thả dàn, tiền mặt, kẹo bánh, hoặc bất cứ thứ gì phù hợp, dễ làm mà bạn thích.
Lặp đi lặp lại “lề thói” mới trong khoảng 21 ngày cho đến khi thói quen mới hình thành.
4. Áp dụng “luật 90 phút”
Khoảng 50 năm trước, Nathaniel Kleitman khám phá ra mức độ tỉnh táo của cơ thể chúng ta sẽ thay đổi từ cao đến thấp cứ mỗi 90 phút trong ngày. Hiện tượng này còn gọi là “nhịp điệu ultradian”. Nói đơn giản – chúng ta có thể đạt năng suất làm việc tối đa chỉ trong mỗi chu kỳ 90 phút.
Điều gì sẽ xảy ra sau 90 phút? Chúng ta bắt đầu tìm cách nạp thêm năng lượng bằng cà phê, đồ ngọt hoặc các hócmôn gây stress của cơ thể như adrenalin, noradrenalin và cortisol. Lúc này, chúng ta bắt đầu mất tập trung, ngừng suy nghĩ rõ ràng và không còn khả năng nhận thức tổng quát.
Hãy cùng nhìn lại ngày hôm qua của tôi. Tôi đến sân bay sớm và làm việc tại quán cà phê trong 90 phút trước khi bay (không có Wi-Fi). Suốt chuyến bay tôi xem phim, và trở lại làm việc trên chuyến xe lửa từ Thụy Sĩ sang Pháp. Trở về nhà tôi nhanh chóng kiểm tra email, ăn tối và tiếp tục làm nốt việc trong vài chu kỳ 90 phút nữa.
Kết quả, chỉ trong hơn 4,5 tiếng, tôi đã thu xếp xong lượng công việc mà trước đây thường mất hơn 8 tiếng mới hoàn thành.
5. Lập danh sách công việc ưu tiên
Một nhân viên Lầu Năm Góc đã tóm tắt nguyên tắc này trong vài dòng xuất sắc:
“Đầu tiên tôi lập một danh sách ưu tiên theo thứ tự: một, hai, ba… Sau đó tôi gạch bỏ mọi thứ từ ba trở xuống.”
“Đầu tiên tôi lập một danh sách ưu tiên theo thứ tự: một, hai, ba… Sau đó tôi gạch bỏ mọi thứ từ ba trở xuống.”
Đó là nguyên tắc vàng cho mọi danh sách công việc hàng ngày. Mọi việc có thứ tự sau “ba” sẽ được làm vào ngày mai.
Phải làm gì nếu khó xác định mức độ ưu tiên của các công việc?
– Hiểu được mối tương quan giữa các công việc. Liệu bạn có thể làm việc A mà bỏ qua việc B? Nếu không thể, điều đó chứng tỏ việc B quan trọng hơn. Hãy tập trung vào những việc ảnh hưởng nhiều hơn đến thành công của bạn.
– Sử dụng ma trận quyết định.
Những việc được xếp vào góc trên bên phải ma trận nên được dán nhãn “làm ngay lập tức”. Những việc “có ảnh hưởng lớn” hoặc “khó làm” cần phối hợp với các việc dễ làm hoặc ít quan trọng hơn. Những việc “nhỏ” hoặc “dễ làm” có thể giao cho người khác hoặc thuê ngoài.
– Mẹo nhỏ: Ứng dụng “Casual project management” vừa giới thiệu tính năng mới giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên rất nhanh chóng. Bạn không còn phải nhức đầu suy nghĩ, chỉ cần làm theo hướng dẫn (cách này hoàn hảo với tôi).
6. Làm việc “tại sân bay”
Bạn có biết đâu là nơi cuối cùng giúp tôi tối ưu hóa hiệu suất công việc? Sân bay và máy bay.
Tôi thường chọn các chuyến bay có chuyển tiếp hơn bay thẳng và xoay sở để làm được nhiều việc hơn trong thời gian bay (điều này còn giúp tôi tiết kiệm hơn 100 đô la Mỹ).
Để tôi giải thích.
Bạn chỉ có một khoảng thời gian nhất định trong khi chờ chuyến bay kế tiếp. Wi-fi miễn phí ở sân bay hay thời gian bay đều giới hạn. Nghĩa là bạn có 90 phút làm việc “nước rút” để đạt đến năng suất tối ưu.
Bạn không bị xao nhãng khi đang ngồi trên máy bay. Điện thoại tắt, internet tắt. Những gì bạn có thể là làm việc thật hiệu quả trong thời gian “nước rút”. Thỉnh thoảng tôi tự tạo môi trường tương tự tại nhà bằng cách ngắt mọi kết nối và chỉ làm việc trong vòng 90 phút.
Tóm lại, đây chính xác là những cách bạn có thể thực hiện để làm ít hơn mà vẫn hoàn thành nhiều hơn.
– Làm bước đầu tiên trong công việc và để Hiệu ứng Zeigarnik giúp bạn hoàn tất mọi thứ.
– Tận dụng lợi thế của các công cụ quản lý dự án để giúp công việc luôn rõ ràng và tập trung.
– Theo dõi các “tín hiệu” của thói quen và biến chúng thành thói quen tích cực.
– Loại bỏ xao nhãng bằng cách lên kế hoạch cho “những ngày ở sân bay”
– Tận dụng lợi thế của các công cụ quản lý dự án để giúp công việc luôn rõ ràng và tập trung.
– Theo dõi các “tín hiệu” của thói quen và biến chúng thành thói quen tích cực.
– Loại bỏ xao nhãng bằng cách lên kế hoạch cho “những ngày ở sân bay”
Hãy vui vẻ làm ít hơn và đạt được nhiều hơn nữa!
Thảo Nhiên (Theo Huffing Post)
