Bạn biết không, có những người cần ít thời gian hơn để hoàn thành nhiều công việc hơn so với người khác? Các chuyên gia nói rằng họ tuân thủ một số chiến lược đơn giản mà tất cả chúng ta cũng có thể áp dụng được. Hãy xem thử nhé.
Đạt được sự tập trung theo một trình tự đơn giản
Đạt được sự tập trung theo một trình tự đơn giản
Hãy cố biến những hoạt động yêu thích vào buổi sáng – như uống trà, đi dạo quanh nhà – thành một nghi thức rũ sạch đầu óc trước khi làm việc. Theo nhà tư vấn điều hành cho các công ty thuộc nhóm Fortune 500 Paul Silverman, dành vài phút để thư giãn và tập trung có thể giúp loại bỏ và thậm chí chống lại những suy sụp về tinh thần. Ông đã vận dụng triết lý thiền Tông Phật giáo để huấn luyện cho các khách hàng phương pháp tập trung: “Mục đích là giúp bạn thở sâu, làm cho bạn cảm thấy dồi dào năng lượng, có ý thức sâu về thực tại, hoàn toàn tập trung và chuyên tâm – đó là kỹ năng mà những người xuất chúng đều có”.
1. Đưa ra một nhiệm vụ rõ ràng và thiết lập những mục tiêu tăng dần để mọi người cùng phấn đấu
Theo Silverman những người dành thời gian tập trung lên kế hoạch rõ ràng trước khi bắt đầu dự án sẽ không bị mất phương hướng hay chần chừ lưỡng lự không biết tiếp tục thế nào. Ông nói rằng “Hãy dành thời gian cần thiết để thảo luận với các đồng nghiệp nhất trí đưa ra một câu ngắn gọn rõ ràng về mục tiêu các bạn cần phải hoàn thành”. Trước khi đưa ra quyết định, các tiêu chuẩn đo lường cũng có thể giúp chúng ta tập trung vào những phần công việc mình phụ trách. Cuối cùng, với một câu nhiệm vụ rõ ràng, bạn cũng sẽ biết khi nào đạt được mục tiêu dự án và hoàn thành công việc.
2. Xử lý những công việc khó khăn trước
Dù là gọi điện cho khách hàng khó chịu hay tổng hợp các số liệu thống kê tạp nham, những người làm việc hiệu quả đều ưu tiên xử lý trước những công việc khó khăn nhất. Việc hoàn thành trước công việc khó khăn và quan trọng nhất trong danh sách những việc cần làm (chiến lược của Brian Tracy trong cuốn sách bán chạy Eat That Frog!) sẽ giải phóng năng lượng tinh thần có thể bị lãng phí khi bạn luôn phải lo lắng về nó. Và điều này cũng khiến phần còn lại trong ngày trở nên dễ dàng xoay xở hơn.
3. Đừng kiểm tra email quá nhiều
Mặc dù thói quen kiểm tra email hàng chục lần trong ngày khá phổ biến nhưng những người làm việc hiệu quả chỉ cần làm việc này rất ít lần. Theo một nghiên cứu gần đây của Đại học British Columbia, những nhân viên được hướng dẫn chỉ kiểm tra email 3 lần/ngày sau một tuần sẽ ít bị áp lực hơn rất nhiều so với những người kiểm tra email thoải mái.
“Những người ít kiểm tra email” có thể trả lời lượng email cũng gần bằng với “những người thường xuyên kiểm tra email” với lượng thời gian ít hơn 20%. Lý do? Tác giả của nghiên cứu này kết luận: “Việc thường xuyên nhìn vào hộp thư làm gia tăng áp lực chứ không phải hiệu quả”. Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy thử các phần mềm khoá internet như Self-Control hay Freedom để khoá kết nối internet đến 24 tiếng.
4. Nghỉ giải lao giữa những giờ làm việc
Theo Tony Schwartz, tác giả kiêm nhà sáng lập The Energy Project, con người thường chuyển từ trạng thái tỉnh táo sang mệt mỏi trong vòng sinh học 90 phút. Bản thân Schwartz cũng từng dành 10 tiếng liên tục trong ngày để viết sách. Nhưng sau khi biết cách sử dụng năng lượng của mình hiệu quả hơn, bây giờ ông chỉ tập trung viết 3 đợt 90 phút, xen giữa là thời gian tập thể dục và gặp gỡ giao lưu, điều này đã nâng gấp đôi hiệu quả làm việc của ông. Trước đây phải mất cả năm ông mới hoàn thành một bản thảo thì bây giờ ông chỉ cần 6 tháng để viết xong ngay một cuốn sách – cuốn sách bán chạy do tờ New York Times xuất bản The Way We’re Working Isn’t Working.
5. Vận động một chút sau khi ăn trưa
Đi dạo bên ngoài văn phòng cũng giúp nâng cao hiệu quả: những nhân viên đi bộ 30 phút sau khi ăn trưa sẽ trở về làm việc với tinh thần phấn chấn hơn và có khả năng đối mặt với áp lực hơn, theo một nghiên cứu gần đây của Đại học Birmingham. Cần có hứng khởi hơn? Hãy viết lời khuyên của nhà triết học Soren Kierkegaard ở bàn làm việc: “Tôi đã đi vào những suy nghĩ sâu sắc nhất của bản thân, và nhận ra rằng không có suy nghĩ nào nặng nề đến mức không thể bị dứt bỏ”.
6. Hãy ưu tiên ngủ đủ
Theo Trung tâm kiểm soát dịch bệnh, hơn 1/3 người Mỹ bị thiếu ngủ và tờ Harvard Medical School cho rằng việc mất ngủ đã làm nền kinh tế Mỹ mất năng suất hiệu quả tương đương 63,2 tỷ USD/năm. “Dù có cố gắng chú tâm bao nhiêu, thiếu ngủ cũng làm bạn mất tập trung chú ý và năng lượng”, theo Silverman. “Điều này có tác động đến mọi lĩnh vực cuộc sống. Nếu muốn thức dậy lúc 7 giờ sáng, bạn phải đi ngủ lúc 11 giờ hôm trước. Không cần tính toán gì nhiều”. Và vì những thiết bị đọc điện tử hay máy tính làm ảnh hưởng đến giấc ngủ, các chuyên gia khuyên bạn nên đọc sách giấy trước khi đi ngủ.
7. Rút kinh nghiệm từ thất bại, rồi tiếp tục tiến lên
Với phương châm kaizen, triết lý liên tục đổi mới của người Nhật, những người làm việc hiệu quả có sở trường phân tích nguyên nhân thất bại khi xem xét phiên bản lỗi hoặc khi trò chuyện với đồng nghiệp. Nhưng thay vì nhắc đi nhắc lại sai lầm, họ chỉ đơn giản đưa ra quyết tâm “làm tốt hơn, hoặc thay đổi tốt hơn cho lần sau”, theo Silverman. “Họ có khả năng liên tục cải tiến để làm việc tốt hơn và tự hỏi “Tôi có thể học được gì từ việc này? Tôi có thể làm tốt hơn ở chỗ nào?”.
Kiều Linh (Theo LifeHack)
