Học cách quản lý thời gian hợp lí là điều bạn nên làm càng sớm càng tốt. Càng bắt đầu sớm bao nhiêu, kỹ năng của bạn sẽ càng được “ngấm” bấy nhiêu. Nắm vững những cách quản lý thời gian dưới đây ở tuổi 20 sẽ giúp bạn thành công sau này. Nếu bạn vẫn chưa triển khai các kỹ năng này, xin cũng đừng lo lắng. Bạn có thể bắt đầu ngay từ hôm nay! Chọn một cách để học mỗi ngày và bạn sẽ thực hành hết cả danh sách trong không đến 1 tháng.
1. Sử dụng ứng dụng lịch hoặc quyển lịch hàng ngày
Nhớ mọi cuộc hẹn trong đầu hẳn không phải là cách hiệu quả. Chính vì vậy những người thành công sử dụng công cụ lịch. Ví dụ, bạn có thể dùng Google Calendar. Ứng dụng này miễn phí và có thể cài đặt gửi thư nhắc nhở các hoạt động quan trọng. Nhận được thư nhắc về chuyến đi xa vài ngày trước khi khởi hành sẽ rất có ích.
2. Sử dụng công cụ quản lý công việc
Đúng vậy, có một danh sách việc-phải-làm là yếu tố rất quan trọng để quản lý thời gian thành công. Trước hết, bạn có thể chỉ cần dùng các mẩu giấy (tôi cũng đã từng dùng cách này). Mặc dù vậy, dùng công cụ quản lý công việc vẫn hiệu quả hơn nhiều. Bạn có thể dùng sổ tay chuyên dụng như Moleskine hoặc thậm chí công cụ kỹ thuật số (như Remember the Milk, Micorosoft Outlook hoặc Nozbe).
3. Chú ý ngủ đủ từ 7 đến 9 tiếng mỗi ngày
Cắt giảm thời gian ngủ của bạn để giải trí hay làm thêm là một cách nghĩ thiển cận. Dù rằng ở tuổi 20, ở một mức độ nào đó bạn có thể làm như vậy, nhưng nó sẽ tạo thành một thói quen gây hại cho sức khỏe. Dù bạn là người tổ chức tốt thế nào đi nữa, mệt mỏi suốt cả ngày đồng nghĩa với việc bạn chỉ có thể tận dụng thêm thời gian của mình (chứ không đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng thời gian). Vì vậy hãy tập thói quen ngủ đủ 7 đến 8 tiếng mỗi đêm.
4. Tổng kết 7 ngày đã qua mỗi tuần
Học cách tổng kết công việc hàng tuần là một trong những thói quen quản lý thời gian tốt nhất đối với sự phát triển bản thân. Tổng Kết Tuần là khái niệm của David Allen, tác giả của cuốn sách kinh điển về hiệu quả: Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done).
Để tiến hành tổng kết tuần, hãy làm theo các bước sau:
– Đầu tiên, xem lại lịch làm việc tuần trước và tuần hiện tại – tìm những việc chưa hoàn thành, các cuộc họp và những vấn đề khác cần quan tâm.
– Thứ hai, xem lại hòm thư (cả tài khoản cá nhân và tài khoản ở công ty) và dọn dẹp sạch hộp thư đến.
– Thứ ba, xem lại mục tiêu năm và lên kế hoạch để thực hiện nó trong tuần tới.
Thực hành việc này sẽ giúp bạn lên kế hoạch tốt hơn và tránh những biến cố bất ngờ.
5. Lên kế hoạch để có 4 tiếng thực sự làm việc mỗi ngày
Bạn có biết các quản lý dự án thường ngầm giả định rằng hiệu suất làm việc mỗi ngày của mọi người thấp hơn 100%? Đó là sự thật! Bạn có 8 tiếng làm việc theo tiêu chuẩn nhưng thực tế là bạn chỉ làm việc hiệu quả có nửa ngày thôi. Phần còn lại trong ngày dành cho họp hành, trả lời email, lướt Internet và các hoạt động liên quan.
Lời khuyên: Hãy sắp xếp những nhiệm vụ quan trọng nhất, mang lại giá trị cao nhất vào buổi sáng, trước khi bạn bắt đầu thấm mệt.
6. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm (không đa nhiệm)
Đa nhiệm là cách làm việc gây ra lãng phí. Thay vào đó, bạn sẽ đạt được nhiều hơn nếu bạn chọn làm một việc tại một thời điểm. Ví dụ, dành ra 1 tiếng buổi sáng để làm một đề nghị với khách hàng, sau đó tự cho phép mình nghỉ một lát.
7. Tách biệt nhiệm vụ chiến lược và những công việc bình thường khác
Những việc có giá trị chiến lược cao là những việc công ty hoặc khách hàng sẽ trả tiền cho nó – đưa ra các ý tưởng sản phẩm mới, cách thức giảm chi phí và các cải tiến khác. Tuy nhiên, thật khó để sớm chiều liên tục nảy ra những sáng kiến. Vào cuối ngày, khi bạn đã mệt mỏi, hãy làm những công việc đơn giản như cập nhật phần mềm bảo mật hoặc loại bỏ các giấy tờ cũ.
8. Thực hiện các dự án lớn bằng cách chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
Khả năng hoàn thành những dự án lớn là một trong những năng lực quản lý thời gian quan trọng nhất. Ví dụ, nếu bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một hội nghị toàn công ty trong vòng 6 tháng, chỉ cố gắng thôi là không đủ. Hãy bắt đầu bằng cách viết ra kế hoạch và tìm lời khuyên từ những người đã từng làm các dự án tương tự.
9. Thực hiện tối đa 3 nhiệm vụ ưu tiên mỗi ngày
Khi bắt đầu một ngày, thật dễ dàng để lên một danh sách việc-phải-làm với hàng tá hạng mục. Thật không may, những cuộc điện thoại ngoài dự kiến, các yêu cầu từ sếp và những việc khác sẽ nhanh chóng đảo lộn kế hoạch hoàn hảo nhất của bạn. Thay vì vậy, đơn giản hãy chọn ra 3 việc quan trọng để ưu tiên làm mỗi ngày.
10. Học cách giao nhiệm vụ một cách hiệu quả khi làm việc
Những nhà quản lý hiệu quả (và các chuyên gia thành công) thường xuyên giao nhiệm vụ, nhờ đó họ có thể tập trung vào công việc của mình tốt hơn. Các bước cơ bản để giao việc hiệu quả: mô tả nhiệm vụ và đặt ra thời hạn hoàn thành, giải thích công việc cho người sẽ thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu báo cáo thường xuyên.
11. Giao phó việc nhà ngay khi bạn có khả năng chi trả cho việc đó
Trong suốt tuổi 20, bạn sẽ có những năm khó khăn khi mới bắt đầu sự nghiệp. Ngay khi bạn có nguồn thu nhập dôi ra, hãy tìm những công việc trong nhà mà bạn có thể giao phó. Ví dụ, bạn có thể sử dụng dịch vụ giặt khô để đảm bảo những bộ đồ công sở của mình được giữ nguyên form.
12. Xem xét lại những việc đã qua để làm tốt hơn, thay vì đổ lỗi
Lặp lại lỗi trong quá khứ là một trong những cách tồi tệ nhất để lãng phí quỹ thời gian hạn hẹp của bạn. Đó là lí do vì sao cần thiết phải xem lại các dự án, công việc đã làm và thói quen của bạn một cách thường xuyên. Ví dụ, điện thoại của bạn luôn bị hết pin trong ngày làm việc, hãy mua một cái sạc để dùng ở văn phòng. Những việc làm cải thiện như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và phiền toái trong tương lai.
13. Đặt ra thời hạn cho mọi nhiệm vụ
Đặt ra thời hạn cho chính bạn là một trong những cách tốt nhất để luôn có tổ chức. Một nhiệm vụ mà không có thời hạn thường sẽ gây nản lòng cho bạn. Nếu sếp giao cho bạn hạn chót là thứ sáu, bạn có thể sẽ hoàn thành nó vào thứ năm để mình có thời gian xem xét lại.
14. Sắp xếp thời gian đi lại trong lịch làm việc
Thời gian đi lại cũng là một thứ chúng ta cần học cách quản lý. Ví dụ, bạn thấy cần 10 phút để đi từ tòa nhà văn phòng đến tòa nhà khách hàng gần đó. Điều đó nghĩa là bạn không thể đủ thời gian để tham gia hai cuộc họp liền nhau mà vẫn có mặt đúng giờ.
Lời khuyên: Lên kế hoạch cho thời gian đi lại trong tình huống tồi tệ nhất (như tắc đường) – nếu có kế hoạch trước như vậy, bạn sẽ tránh được việc đến muộn.
15. Áp dụng một hệ thống quản lý thời gian có hiệu quả (như Getting Things Done – GTD)
Bạn không phải tự nghĩ toàn bộ một hệ thống quản lý thời gian. Thay vào đó, dành thời gian để đọc cuốn sách nổi tiếng về quản lý thời gian như cuốn Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done) của David Allen và biến những ý tưởng đó thành hành động.
Lời khuyên: Hãy dành thêm ít thời gian để học hỏi kiến thức mới và làm việc hiệu quả hơn bằng cách đọc những cuốn sách bổ ích: 11 Books To Make You Lead A Much More Productive Life (11 cuốn sách giúp bạn có một cuộc sống hiệu quả hơn).
16. Đưa hoạt động thư giãn và giải trí cá nhân vào lịch trình của bạn
Nếu bạn bị bức bách phải giành được thành quả, bạn sẽ dễ bỏ quên bản thân và dành toàn bộ thời gian cho công việc. Đó là lí do vì sao luôn luôn nên có thời gian dành cho các hoạt động nghỉ ngơi trong lịch trình của mình. Ví dụ, bạn có thể dành các chiều thứ bảy để đọc sách ở nhà hoặc chơi thể thao với bạn bè.
17. Hãy nghỉ ngơi đôi chút trong ngày làm việc
Ngồi trước bàn làm việc cả ngày rất có hại cho sức khỏe của bạn. Để giữ cho mình khỏe mạnh và duy trì sự tập trung – yếu tố tiên quyết cho việc quản lý thời gian tốt – hãy dành 5-10 phút mỗi giờ để nghỉ ngơi đi lại loanh quanh nơi làm việc. Hoặc đơn giản là uống một cốc nước và co duỗi các cơ trong vài phút sẽ có tác dụng không ngờ cho cơ thể bạn.
18. Học cách nói không một cách hiệu quả
Nói có đối với trách nhiệm mới là cách tốt để phát triển sự nghiệp của bạn khi bạn mới khởi nghiệp. Nhưng, đây cũng là thói quen dễ khiến bạn bị sa đà. Nếu bạn là người ngại từ chối, hãy đọc cuốn The Power of No: Because One Little Word Can Bring Health, Abundance, and Happiness (Sức mạnh của lời nói “Không”: Vì một từ đơn giản có thể mang đến cho bạn sức khỏe, giàu có, và hạnh phúc) của James Altucher và Claudia Azula Altucher.
19. Tổ chức thời gian dựa trên các giá trị bạn quan tâm
Hiểu chính bản thân mình là việc làm cần thiết để quản lý thời gian. Ví dụ, nếu ưu tiên hàng đầu của bạn là gia đình, bạn sẽ thu xếp các nhu cầu công việc theo giá trị đó. Khám phá các giá trị của bản thân là một thách thức nếu bạn chưa từng nghĩ về điều đó trước đây.
20. Nhanh chóng thừa nhận lỗi lầm và đi tiếp
Che dấu lỗi lầm làm lãng phí thời gian của tất cả mọi người bao gồm cả chính bạn. Bạn có thể làm được nhiều hơn trong cuộc sống nếu bạn thừa nhận lỗi lầm, giải quyết nó và đi tiếp. Hầu hết các nhà quản lý sẵn sàng tha thứ cho các lỗi lầm, đặc biệt nếu bạn trung thực và làm việc chăm chỉ để tránh lặp lại lỗi đó.
Đặng Hoàng Anh (Theo Lifehack)
